Workshops optimal vorbereiten: mit visuellem Planen zum Workshop-Drehbuch

Ein Workshop-Drehbuch definiert so wenig wie möglich und so viel wie nötig

Ein Workshop ist im weitesten Sinne wie ein Film. Die Handlung soll einem gewissen roten Faden folgen aber ausreichend Freiräume lassen, sodass sich die Dynamik der Situation mit den Schauspielern in der jeweiligen Szene optimal entfalten kann. Die Kombination aus Drehbuch und Dynamik macht am Ende den Unterschied zwischen einem guten und einem mittelmäßigen Film. Dies gilt in gleicher Weise für Workshops. Fehlt der rote Faden finden sich die Teilnehmer am Ende des Workshops ohne konkrete Ergebnisse. Allgemeine Unzufriedenheit ist das Resultat. Ist das Drehbuch zu eng und lässt nicht genug Freiraum für die Gruppendynamik steht zwar am Ende des Workshops ein Ergebnis. Dessen Qualität und Akzeptanz unter den Teilnehmern ist jedoch fraglich. Beide Fälle (zu viel und zu wenig Struktur) können im Extremfall zum Scheitern des Workshops führen. Ähnlich wie ein erfolgreicher Workshop kann dies auch nachhaltige – in diesem Fall negative – Konsequenzen für ein Team bzw. eine ganze Organisation haben.

Auf Basis der Zielsetzung und des Zielpublikums wird das Workshop-Drehbuch definiert
Am Anfang jedes Workshops steht die Definition des damit zu erreichenden Zielzustands. Dieser kann sich beispielsweise auf die Lösung eines konkreten Problems, auf die Entwicklung einer Strategie oder die Ausarbeitung eines neuen Vertriebskonzepts beziehen. Darauf aufbauend lässt sich eine erste Agenda ableiten. Diese orientiert sich an der folgenden Grundstruktur:

• Einleitung
• Arbeits- und Hauptteil
• Abschluss mit Zusammenfassung und nächsten Schritten

Diese Grundstruktur bildet im nächsten Schritt die Grundlage für die Erstellung des Workshop-Drehbuchs. Je nach Komplexität des Workshops und der Erfahrung des Moderatorenteams wird der rote Faden des Workshops weiter detailliert.

„Visuelles Planen“ unterstützt die Vorbereitung von komplexen Workshops
Führt man einen Workshop zu einem bestimmten Themengebiet in einem bisher nicht bekannten Umfeld (Teilnehmer, Räumlichkeiten etc.) durch hat sich ein Ansatz bewährt, den wir „visuelles Planen“ nennen. Dabei trifft sich das Vorbereitungsteam im Idealfall in den Räumlichkeiten, die für den Workshop genutzt werden sollen. Als nächstes wird der rote Faden sozusagen visuell geplant, d.h. das Team stellt sich vor wie der Workshop tatsächlich ablaufen wird und dokumentiert den roten Faden im Drehbuch:

• Was ist die Zielsetzung jedes einzelnen Ankerpunktes?
• Wie kann diese Zielsetzung am besten erreicht werden?
• Welcher Kernaussagen sind dafür notwendig?
• Welche Materialien (Flipchart, Pinwand, Projektor etc.) werden benötigt?
• Welcher Modus (Gruppenarbeit, World Cafe, Kartenabfragen etc.) unterstützt die Zielsetzung unterstützt die Zielerreichung?
• Wieviel Zeit planen wir für die Umsetzung ein?
• Wer ist für die Vorbereitung und Moderation verantwortlich?

Jede dieser Leitfragen wird in dem Drehbuch dokumentiert. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass gerade in anspruchsvollen Workshops durch das visuelle Planen erfolgskritische Punkte frühzeitig erkannt und in die Workshopplanung eingearbeitet werden können.

Ausreichend Raum für Kreativität und Gruppendynamik sind erfolgskritisch
Eine strukturierte Vorbereitung ist die Basis für jeden erfolgreichen Workshop. Wie eingangs erwähnt kann zu viel Struktur und Planung jedoch die Kreativität und Gruppendynamik einschränken und sich negativ auf den Workshop auswirken. Deshalb ist es wichtig immer auch Alternativen im Kopf zu behalten, um bei Bedarf den roten Faden unmittelbar im Workshop anzupassen. Eine gute Vorbereitung und Flexibilität in der Umsetzung zeichnen einen guten Workshop und erfahrenen Moderator aus.

Referenzen/Literatur:
Workshop-Drehbuch Beispiel in der ckju.net Community zum Download

https://www.ckju.net/de/node/489